Optimiser la gestion des absences avec Time Off : Une solution intuitive et performante
La gestion des absences dans une entreprise représente un enjeu majeur pour les ressources humaines. Que ce soit pour des congés payés, des RTT, des absences pour maladie ou des événements familiaux, la gestion des absences peut vite devenir un casse-tête si elle n’est pas bien structurée. Time Off, la solution proposée par Kartosa, vient simplifier cette tâche, permettant aux entreprises d’optimiser leur gestion des congés et de réduire la charge administrative tout en garantissant unetotale conformité avec les règles internes et légales.
Les avantages de Time Off pour les entreprises :
L’une des plus grandes forces de Time Off est l’automatisation de tout le processus de gestion des congés. De la demande de congé à son approbation, en passant par l’enregistrement des dates, chaque étape est gérée automatiquement, ce qui permet de gagner un temps considérable et d’éviter les erreurs humaines.
La solution offre à la fois aux collaborateurs et aux managers une visibilité en temps réel sur les soldes de congés, les demandes en cours et l’historique des absences. Cela permet une gestion proactive, de mieux planifier les périodes de congé et d’éviter les doublons ou les absences non prévues, tout en facilitant la communication interne.
Time Off permet de personnaliser les règles de gestion des absences en fonction des politiques internes de l’entreprise, mais aussi des réglementations locales. Que ce soit pour les durées de congés, les périodes de prise ou la gestion des absences spécifiques, chaque paramètre peut être ajusté selon les besoins de l’entreprise.
Lorsqu’il est intégré à des systèmes comme SAP ECC6, Time Off devient un véritable outil centralisé, permettant de suivre et de gérer non seulement les absences, mais aussi les données relatives à la paie, à la performance des équipes et à l’évolution des collaborateurs. Cela permet de centraliser toutes les informations RH dans un même système et de faciliter la prise de décision.
Les législations sur les congés et les absences peuvent être complexes et varient d’un pays à l’autre. Time Off veille à ce que chaque règle et chaque paramètre respecte scrupuleusement les obligations légales en vigueur. Cela garantit non seulement une gestion sans erreur, mais aussi un respect total des droits des employés.
Time Off est plus qu’une simple gestion des congés : c’est un outil stratégique qui libère les équipes RH des tâches administratives répétitives et leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Suivi des heures de travail pour une gestion optimisée des équipes
La gestion des heures de travail est essentielle pour garantir non seulement la productivité des équipes, mais aussi le respect des réglementations liées au temps de travail. Time Tracking, la solution de Kartosa, est conçue pour suivre et enregistrer les heures de travail de vos collaborateurs, qu’ils soient sur site ou en télétravail, et garantir que chaque minute est correctement comptabilisée.
Les avantages de Time Tracking pour les entreprises
Grâce à Time Tracking, les entreprises peuvent suivre en temps réel les heures de travail de leurs collaborateurs. Cela permet de détecter rapidement les heures supplémentaires, les absences non planifiées, et d’éviter les erreurs dans le calcul de la paie.
Le suivi précis des heures permet aux managers de mieux comprendre la charge de travail de chaque collaborateur. Cela aide à mieux répartir les tâches et à prévenir la surcharge de travail, optimisant ainsi la productivité des équipes et la gestion des ressources humaines.
En intégrant Time Tracking à votre système de paie, les heures travaillées sont automatiquement transférées pour calculer les salaires, y compris les heures supplémentaires ou les primes liées aux temps de travail. Cela garantit une gestion des paies plus rapide et plus précise, sans besoin de traitement manuel.
Les législations du travail imposent des limites sur le temps de travail, notamment sur les heures supplémentaires et les
temps de repos. Time Tracking permet de respecter scrupuleusement ces règles en alertant les responsables RH en cas de non-conformité.
Le suivi des heures peut également être utilisé pour évaluer la productivité individuelle et collective des équipes. Cela permet aux managers d’identifier les points d’amélioration et d’adapter les processus pour maximiser les performances.
En résumé, Time Tracking offre un suivi précis, une gestion améliorée des ressources humaines et une conformité totale aux normes légales, tout en garantissant une transparence et une communication optimales au sein des équipes.
Moderniser la gestion des absences en capitalisant sur l’ERP SAP
Les directions des ressources humaines expriment depuis plusieurs années le besoin de simplifier l’expérience utilisateur, d’ouvrir leurs systèmes à la mobilité, et de gagner en souplesse sur les workflows de validation. En parallèle, les systèmes ERP comme SAP HCM restent au cœur des processus critiques, notamment pour la gestion des temps, la paie, les règles de gestion ou la conformité réglementaire.
Time Off Hybride offre une approche unique qui permet :
- De préserver les règles de gestion et le moteur de calcul de SAP HCM,
- Tout en introduisant une interface moderne, mobile et conviviale pour les collaborateurs et les managers.
Une architecture intégrée et fluide
La solution repose sur une logique d’intégration entre SuccessFactors Time Off, utilisé comme interface de demande et de pilotage, et SAP HCM, qui reste le référentiel pour le calcul des absences et des soldes.
Le fonctionnement repose sur les éléments suivants :
- Les demandes sont saisies dans EC via Time Off, par le collaborateur.
- Les validations sont déclenchées via des workflows intelligents, intégrés à SuccessFactors.
- Les données sont transmises à SAP HCM, qui réalise les simulations, les décomptes et l’enregistrement dans l’infotype 2001.
- Les retours sont synchronisés, ce qui permet une transparence totale pour
l’utilisateur.
L’architecture repose notamment sur l’Integration Center de SuccessFactors, le SAP Cloud Platform Integration (SCPI) et les Intelligent Services. Un monitoring complet est assuré côté BTP pour sécuriser les échanges de données.
Les avantages de Time Off Hybride
- Aucune réingénierie des règles existantes : l’ensemble des règles SAP HCM (quotas, priorités, types d’absence) restent actives sans modification.
- Faible effort de mise en œuvre : l’intégration ne nécessite pas de refonte du modèle de gestion des temps.
- Réutilisation du paramétrage existant du portail SAP ESS/MSS si nécessaire.
- Monitoring centralisé dans SAP BTP, avec alertes sur les erreurs d’intégration.
- Pas de rupture de données ni double saisie, garantissant l’intégrité des données.
- Interface intuitive et ergonomique, avec possibilité d’accès via mobile ou desktop.
- Demandes d’absences simples, avec visibilité sur les soldes en temps réel.
- Planification facilitée, avec accès aux calendriers d’équipe.
- Délégation possible des validations pour les managers en déplacement.
- Personnalisation par profil : règles différenciées selon le type de contrat, population (stagiaires, ouvriers, encadrants).
- Maîtrise des coûts de transformation : pas besoin de migrer immédiatement vers S/4HANA ou d’abandonner SAP HCM.
- Garantie de continuité de service, notamment pour la paie.
- Accès rapide à l’innovation cloud, tout en capitalisant sur l’existant.
- Déploiement progressif possible, filiale par filiale, ou site par site.
Exemples de déploiement
des projets concrets, des résultats tangibles
- Contexte : Projet EC lancé en 2018, intégration de Time Off Hybride en 2019.
- Objectifs : Réduire la complexité, fiabiliser les données de paie, moderniser
l’expérience utilisateur. - Résultats :
- Réplication en temps réel des données entre EC et SAP HCM.
- Suppression des saisies manuelles.
- Monitoring et reporting centralisé depuis SAP.
- 100 % des processus de gestion administrative couverts via SuccessFactors.
- Contexte : 1000 salariés sur 14 sites, mise en œuvre en 2023.
- Objectifs : Remplacer l’absence de portail RH, garantir l’accessibilité à tous.
- Résultats :
- Accès SuccessFactors à l’ensemble du personnel (desktop et mobile).
- Workflows personnalisés par type de population.
- Visibilité sur les soldes, planification anticipée, validation rapide.
- Forte amélioration de l’expérience employé et du pilotage RH.
Conditions de mise en œuvre et prérequis
Le déploiement de Time Off Hybride nécessite :
- Un socle SAP ECC6 avec SAP HCM actif (ou S/4HANA avec add-on HCM).
- Le module Employee Central et Time Off de SuccessFactors activé.
- Une solution d’intégration type SAP SCPI pour gérer les flux.
- Une cartographie claire des données RH entre EC et SAP.
La solution peut être déployée par phases, avec un accompagnement complet proposé par les équipes Kartosa, de la conception au support post-go live.
Time Off Hybride est bien plus qu’une interface entre deux systèmes : c’est une stratégie d’évolution progressive, permettant à l’entreprise d’adopter les innovations RH du cloud sans renier ses fondations ERP.
Pour toute entreprise utilisant SAP HCM et souhaitant améliorer l’expérience utilisateur, tout en assurant continuité, conformité et maîtrise des coûts, cette solution représente une voie d’avenir claire, robuste et éprouvée.
