Moderniser la gestion des absences en capitalisant sur l’ERP SAP
Les directions des ressources humaines expriment depuis plusieurs années le besoin de simplifier l’expérience utilisateur, d’ouvrir leurs systèmes à la mobilité, et de gagner en souplesse sur les workflows de validation. En parallèle, les systèmes ERP comme SAP HCM restent au cœur des processus critiques, notamment pour la gestion des temps, la paie, les règles de gestion ou la conformité réglementaire.
Time Off Hybride offre une approche unique qui permet :
- De préserver les règles de gestion et le moteur de calcul de SAP HCM,
- Tout en introduisant une interface moderne, mobile et conviviale pour les collaborateurs et les managers.
Une architecture intégrée et fluide
La solution repose sur une logique d’intégration entre SuccessFactors Time Off, utilisé comme interface de demande et de pilotage, et SAP HCM, qui reste le référentiel pour le calcul des absences et des soldes.
Le fonctionnement repose sur les éléments suivants :
- Les demandes sont saisies dans EC via Time Off, par le collaborateur.
- Les validations sont déclenchées via des workflows intelligents, intégrés à SuccessFactors.
- Les données sont transmises à SAP HCM, qui réalise les simulations, les décomptes et l’enregistrement dans l’infotype 2001.
- Les retours sont synchronisés, ce qui permet une transparence totale pour l’utilisateur.
L’architecture repose notamment sur l’Integration Center de SuccessFactors, le SAP Cloud Platform Integration (SCPI) et les Intelligent Services. Un monitoring complet est assuré côté BTP pour sécuriser les échanges de données.
Les avantages de Time Off Hybride
Exemples de déploiement :
Des projets concrets, des résultats tangibles
- Contexte : Projet EC lancé en 2018, intégration de Time Off Hybride en 2019.
- Objectifs : Réduire la complexité, fiabiliser les données de paie, moderniser
l’expérience utilisateur. - Résultats :
- Réplication en temps réel des données entre EC et SAP HCM.
- Suppression des saisies manuelles.
- Monitoring et reporting centralisé depuis SAP.
- 100 % des processus de gestion administrative couverts via SuccessFactors.
- Contexte : 1000 salariés sur 14 sites, mise en œuvre en 2023.
- Objectifs : Remplacer l’absence de portail RH, garantir l’accessibilité à tous.
- Résultats :
- Accès SuccessFactors à l’ensemble du personnel (desktop et mobile).
- Workflows personnalisés par type de population.
- Visibilité sur les soldes, planification anticipée, validation rapide.
- Forte amélioration de l’expérience employé et du pilotage RH.
Conditions de mise en œuvre et prérequis
Le déploiement de Time Off Hybride nécessite :
- Un socle SAP ECC6 avec SAP HCM actif (ou S/4HANA avec add-on HCM).
- Le module Employee Central et Time Off de SuccessFactors activé.
- Une solution d’intégration type SAP SCPI pour gérer les flux.
- Une cartographie claire des données RH entre EC et SAP.
La solution peut être déployée par phases, avec un accompagnement complet proposé par les équipes Kartosa, de la conception au support post-go live.
Time Off Hybride est bien plus qu’une interface entre deux systèmes : c’est une stratégie d’évolution progressive, permettant à l’entreprise d’adopter les innovations RH du cloud sans renier ses fondations ERP.
Pour toute entreprise utilisant SAP HCM et souhaitant améliorer l’expérience utilisateur, tout en assurant continuité, conformité et maîtrise des coûts, cette solution représente une voie d’avenir claire, robuste et éprouvée.
